Jouw mailbox opruimen met deze folders

#1  Te lezen folder

Bij de meeste mailproviders kan je tegenwoordig regels of automatisaties instellen. Maak daarom een regel aan waarbij mails die van de afzender van je favoriete nieuwsbrieven komen automatisch in een ‘te lezen’ folder terecht komen. Idem voor mails waarbij je in CC staat. ‘CC’ is gewoon een synoniem voor ‘FYI’. Beslis dan ook op welk moment je in de week even door deze lijst zal gaan! BONUS: alle nieuwsbrieven die je nu nog krijgt vind je wellicht niet relevant en je kan je evengoed uitschrijven dan ;). Kijk snel naar de volgende ‘folder-tip’..

#2 Uitschrijven-folder

Je uitschrijven van mailinglijsten is tegenwoordig een taak op zich geworden. Voor elke ‘unsubscribe’ knop moet je nog 5 minuten feedback geven en je aandacht erbij houden om zeker te zijn dat je op alle mogelijke meldingen bent uitgeschreven. Te frustrerend en tijdsrovend om op een gewone werkdag er tussen te nemen dus. Sleep daarom nieuwsbrieven en mails die je niet meer wil ontvangen gewoon naar een aparte folder en ga er eens per week door.

#3 Wachten op-folder

Verstuur soms mails waar je graag asap een antwoord op zou willen hebben? Deze laat je in je inbox staan omdat je dan tijdig een herinnering kan sturen indien je na een paar dagen nog niets hebt ontvangen. Dit zorgt echter voor onnodige clutter in je inbox. Het is veel simpeler om ook hier met een aparte folder te gaan werken en een tool zoals Boomerang te installeren. Deze tool zorgt ervoor dat je een herinnering kan instellen op een mail en dat deze na een aantal dagen opnieuw in je inbox komt indien hij onbeantwoord is gebleven.

#4 Te archiveren folder

Mailtje ontvangen waarmee je niets moet doen behalve de inhoud en bijlages archiveren? Het gemakkelijkste is opnieuw om een ’te archiveren’-map te maken waar je op je wekelijkse admin-dag kan doorgaan. Gelijkaardige taken batchen is één van de gemakkelijkste manieren om productief te zijn, en met dit systeem haal je er zeker je voordeel uit.

#5 Taken-folder

Je inbox is geen takenmanager. We herhalen: je inbox is geen takenmanager. Indien je een digitale takenmanager zoals Asana of To-do-ist gebruikt, dan zijn er vaak integraties voorzien met de meest bekende mailproviders. Neem even de tijd om deze te installeren, zodat je van een e-mail een taak kunt maken zonder je inbox te moeten verlaten. Werk je met een analoge takenmanager? Same system. Noteer duidelijk de taak die in de mail omschreven staat in jouw takenmanager en de datum waarop je deze zou willen/moeten aanpakken. Vereist het mailtje nog een antwoord nadat je de actie hebt uitgevoerd, sleep de mail daarna naar een aparte takenfolder. Indien je al met mappen werkt voor verschillende projecten en het mailtje nuttige informatie voor later bevat, kan je het meteen op de juiste plaats zetten in je folderstructuur.

Meer tips krijgen?

Zou je graag meer nuttige tips ontvangen omtrent efficiëntie van jouw werk en persoonlijk leven? Leuk nieuws, Ellen heeft een gratis e-book voor jou klaar staan!