SientjePalmans
Van workshop zero naar workshop hero
De voorbereidingen voor je workshops is misschien al een routine en daarom zie je misschien niet meer waar er mogelijks nog verbeteringen kunnen in jouw proces. Zit je soms je kostbare tijd te verdoen met een administratief taakje? Of een kleinigheidje dat je altijd onderschat en waar veel meer tijd in kruipt? Met Spot. willen we jou deze kostbare tijd teruggeven en daarom hieronder enkele nuttige tips geven die je heel gemakkelijk kan toepassen om jouw manier van workshops geven en organiseren te verbeteren.
#1 Spread the word
Je publiek warm maken voor jouw evenementen via sociale media is belangrijk. Als jouw publiek niet weet dat je een workshop organiseert, dan kunnen ze zich ook niet inschrijven. Maak als je ‘verkoopstekstjes’ op voorhand en plan dan in wanneer je communiceert. Probeer dit via het juiste kanaal te doen waar je jouw ideale klant bereikt (b.v. facebook of instagram). Zorg ervoor dat je evenement/post ook de concrete informatie bevat over de workshop en dat het duidelijk is waar jouw ideale klant zich kan inschrijven.
#2 Betalingen
Zorg ervoor dat de betalingen op voorhand in orde zijn. Zo heb je niet te maken met tijdsverlies juist voor de workshop en kan je zonder betaalstress de workshop netjes op tijd beginnen. Toch ook leuk als dit deel al gedaan is door de deelnemer en dat zij dan gewoon kunnen genieten! Je kan een plug-in op je website installeren of een externe tool gebruiken (Eventbrite, Plug & Pay,…) om betalingen automatisch te laten verlopen. Wil je hier hulp bij? Als jij lid wordt van Spot Workshops als workshop hero, helpen we je hier heel graag bij!
#3 wees op tijd
Door op tijd aanwezig te zijn op je workshop locatie, kan je de technologie die je wil gebruiken ook al een keer testen. De deelnemers komen wellicht wat vroeger dus calculeer zeker voldoende tijd in om alles netjes klaar te zetten en alles te testen. Hierdoor ben je iets meer relaxed en kan je je focussen op het verwelkomen van de deelnemers.
#4 Een structuur
Bij het beginnen van je workshop is het belangrijk dat je een overzicht geeft van wat er allemaal aan bod zal komen en hoe de workshop in elkaar zit. Zo hebben de deelnemers een concreet beeld van wat ze kunnen verwachten. Bereid je voor op je workshop door je vertelstijl te oefenen en steek tijd in het tof overbrengen van je boodschappen. Door het enthousiast en motiverend te vertellen, creëer je vaak al een positieve groepssfeer tijdens de workshop in plaats van droog jouw voorbereide tekst af te lezen van een blad papier.
#5 plan B
Het kan gebeuren dat er een noodgeval is waardoor je de workshop niet kan laten doorgaan. Je bent ziek, een plots overlijden in de familie of een ander noodgeval. Denk bij het opzetten van je workshop aan een Plan B, welke acties moet je ondernemen om last-minute iedereen op de hoogte te brengen? Hoe ga je de ingeschreven deelnemers informeren over het cancellen van de workshop? En hen compenseren voor de gemiste workshop? Denk hier op voorhand over na (en communiceer dit in de voorwaarden) zodat dit geen last-minute oplossing is maar eerder een mogelijke kans om jouw deelnemers toch een andere keer te laten deelnemen.
SLOT
Met deze concrete acties word je een échte Workshop Hero en verlies je geen kostbare tijd. Welke van deze tips deed je nog niet en ga je nu wel doen? Laat het ons weten!
Meer tips ontvangen? Schrijf je in op onze nieuwsbrief voor workshop gevers.